61. Основанием для начала административной процедуры является определение местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
62. Сотрудник государственного архива осуществляет в установленном порядке выявление архивных документов, необходимых для исполнения запроса. По результатам выявления готовится ответ заявителю на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо).
63. Срок подготовки ответа на запрос не может превышать установленный пунктами 13 - 14 настоящего Регламента срок предоставления государственной услуги.
При поступлении запроса из другого государственного архива в связи с перенаправлением на исполнение по принадлежности, срок предоставления государственной услуги исчисляется со дня его регистрации в государственном архиве, принявшем решение о направлении запроса на исполнение в другой государственный архив по принадлежности.
64. Архивная справка оформляется на бланке архива и содержит название "Архивная справка" и информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом.
В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы архива по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Архивная справка (последний лист) подписывается директором государственного архива или уполномоченным им должностным лицом и заверяется:
на бумажном носителе - печатью государственного архива для использования на территории Российской Федерации; гербовой печатью, а при ее отсутствии - печатью, определенной уставом государственного архива, для направления за пределы Российской Федерации. При этом архивный шифр каждого листа архивного документа должен быть проставлен на обороте соответствующего листа архивной копии;
в форме электронного документа, подписанной усиленной электронной подписью директора государственного архива или уполномоченного им должностного лица. Имя файла электронной копии документа должно содержать архивный шифр документа.
65. Архивная выписка оформляется на бланке архива с обозначением названия "Архивная выписка" и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как к тексту архивной справки.
Архивная выписка оформляется по аналогии с архивной справкой и заверяется директором государственного архива или уполномоченным им должностным лицом и заверяется по аналогии с архивной справкой.