43. Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление запроса заявителя в государственный архив посредством личного обращения заявителя, по почте, через МФЦ либо с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, включая использование Единого портала и других средств информационно-телекоммуникационных технологий в случаях и порядке, установленных действующим законодательством, в форме электронного документа.
44. Сотрудник государственного архива, уполномоченный на предоставление государственной услуги, при личном обращении заявителя, принимает запрос и при отсутствии оснований, предусмотренных пунктом 22 настоящего Регламента, регистрирует его в соответствии с порядком делопроизводства, установленном в архиве, а копию запроса с отметкой о его регистрации вручает заявителю.
Срок административной процедуры - 15 минут.
При наличии оснований для отказа в приеме запроса и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, уполномоченный сотрудник государственного архива отказывает в регистрации запроса. При этом должностное лицо разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие регистрации документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения, а также по требованию заявителя, готовит письмо об отказе в приеме и регистрации запроса и выдает его заявителю на руки (направляет заявителю) не позднее следующего рабочего дня со дня поступления запроса.
45. Поступивший по почте в государственный архив письменный запрос заявителя регистрируется в структурном подразделении государственного архива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления запроса в архив, после чего передается руководителю государственного архива (его заместителю), который с резолюцией направляет его в профильное структурное подразделение архива.
46. Поступивший в государственный архив через МФЦ письменный запрос заявителя регистрируется в соответствии с порядком делопроизводства, установленном в архиве, не позднее рабочего дня следующего за днем поступления, после чего передается руководителю государственного архива (его заместителю), который с резолюцией направляет его в профильное структурное подразделение архива.
47. В случае если запрос подан с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, включая использование Единого портала и других средств информационно-телекоммуникационных технологий в случаях и порядке, установленных действующим законодательством, в форме электронного документа, государственный архив не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления запроса, регистрирует его в соответствии с порядком делопроизводства установленном в архиве и направляет заявителю электронное сообщение о регистрации запроса.
Запрос, поступивший с использованием информационно-телекоммуникационных технологий распечатывается на бумажном носителе и после регистрации передается руководителю государственного архива (его заместителю), который с резолюцией направляет его в профильное структурное подразделение архива. В дальнейшем работа с запросом ведется в установленном порядке.
48. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация запроса и передача его на исполнение в профильное структурное подразделение архива либо отказ в регистрации запроса.
49. Сведения о выполнении административной процедуры фиксируются в системе документооборота и делопроизводства государственного архива.