2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах Краснодарского края, утвержденной постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 9 января 2019 г. N 1 (далее - Инструкция по делопроизводству).
2.2. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются, как правило, отдельно от остальных документов. В таком случае к регистрационному номеру документа добавляется буквенный индекс "- ДСП". При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами.
Подлежат регистрации все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования". При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов и экземпляров, а издания (книги, брошюры, журналы), фото-, кино-, видео-, аудиопленки, и машинные носители информации - поэкземплярно и по номерам.
Учет машинных носителей информации (флэш-накопителей, внешних накопителей и иных устройств), на которых ведется обработка документов с пометкой "Для служебного пользования", ведется в отдельном журнале, в котором указываются вид носителя, его номер, номер экземпляра, дата выдачи, должность, фамилия и инициалы должностного лица, которому носитель выдан, а также при необходимости делается отметка об уничтожении и о номере акта.
2.3. Допускается ведение регистрации документов с пометкой "Для служебного пользования" с использованием автоматизированных систем при соблюдении соответствующих требований по защите служебной информации ограниченного доступа.
Регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в государственной информационной системе Краснодарского края "Единая межведомственная система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Краснодарского края" (далее - ЕМСЭД) в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. При заполнении регистрационной карточки документа в грифе "доступ" из списка выбирается "ДСП".
2.4. Документы, машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного доступа, хранятся в запираемых шкафах (ящиках, хранилищах), электронные копии документов с пометкой "Для служебного пользования" - в автоматизированных системах, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
Выданные для работы документы с пометкой "Для служебного пользования" находятся у должностного лица в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
По окончании рабочего дня все документы с пометкой "Для служебного пользования" убираются в шкафы (ящики, хранилища), а сами шкафы (ящики, хранилища) и входные двери помещений, где они расположены, закрываются на замок.
2.5. Исполнитель несет персональную ответственность за сохранность документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, при разработке, рассмотрении и подписании до их полной передачи работнику, осуществляющему учет документов.
2.6. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" для работы исполнителям осуществляется ответственным работником под расписку.
2.7. Размножать (тиражировать) документы с пометкой "Для служебного пользования" разрешается в администрации Краснодарского края только с письменного разрешения управляющего делами администрации Краснодарского края, первого заместителя, заместителя управляющего делами администрации Краснодарского края - в отделе документационного обеспечения управления делами администрации Краснодарского края, в органах исполнительной власти Краснодарского края - с разрешения руководителя в помещении, исключающем несанкционированный доступ к копируемым документам. Количество копий таких документов должно быть ограничено и указываться в письменном разрешении на размножение документа. Размножение (тиражирование) производится в присутствии лица, ответственного за исполнение документа. Бракованные копии подлежат немедленному уничтожению. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
После размножения (тиражирования) документа с пометкой "Для служебного пользования" на обороте последнего листа оригинала документа делается отметка о количестве изготовленных копий с указанием фамилии и инициалов работника, которому выданы копии.
Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая их копирование.