ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПОСРЕДСТВОМ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ ВИДЕО-КОНФЕРЕНЦ-СВЯЗИ (ЗАСЕДАНИЙ, СОВЕЩАНИЙ, ЗАСЕДАНИЙ КООРДИНАЦИОННЫХ И КОНСУЛЬТАТИВНЫХ (СОВЕЩАТЕЛЬНЫХ) ОРГАНОВ, ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРОТОКОЛЬНЫХ И ИНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ)
1. 1 этап: Определение и подготовка списка участников планируемого мероприятия в режиме онлайн видео-конференц-связи
Организатор мероприятия:
1.1. определяет состав участников мероприятия, приглашает на мероприятие, уточняя возможность участия в мероприятии посредством онлайн-сервисов видео-конференц-связи;
1.2. формирует список участников (дополняя его адресами электронной почты участников мероприятия, а также Ф.И.О. и мобильным телефоном технического специалиста, ответственного за подключение);
1.3. направляет проект списка участников в Аппарат Губернатора области.
2. 2 этап: Тестирование возможности подключения участников планируемого мероприятия в режиме онлайн видео-конференц-связи, а также настройки оборудования
Сотрудник организационного отдела Аппарата Губернатора Тюменской области совместно с Организатором:
2.1. заблаговременно до начала мероприятия определяют техническую информацию (параметры) подключения;
Организатор мероприятия:
2.2. проводит технический сеанс в ранее согласованное время (за 1 - 2 дня до проведения мероприятия), обеспечивая тестирование каналов связи, настройку оборудования участников мероприятия, а также проверку качества звука и видеосигнала всех участников;
2.3. обращается (в случае необходимости) за поддержкой к оператору сервиса онлайн видео-конференц-связи (ГКУ ТО "ЦИТТО");
2.4. привлекает отдел инженерного обеспечения Управления делами Правительства Тюменской области в случае проведения мероприятия в зале Правительства Тюменской области (и иных залах), при проведении технического и основного сеансов связи;
2.5. обеспечивает техническую проверку возможности демонстрации презентационных материалов, планируемых для показа на мероприятии, а также инструктирует выступающих с презентационными материалами о порядке их демонстрации;
2.6. информирует участников мероприятия о порядке подключения и проведения мероприятия;