56. Основанием для начала исполнения административной процедуры является получение специалистом, ответственным за рассмотрение документов, запроса заявителя.
57. Специалист, ответственный за рассмотрение документов:
1) устанавливает предмет обращения заявителя;
2) устанавливает принадлежность заявителя к кругу лиц, имеющих право на получение муниципальной услуги;
3) проверяет наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных в пункте 22 Административного регламента;
4) устанавливает наличие полномочий уполномоченного органа по рассмотрению запроса (заявления).
58. При наличии основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренного пунктом 22 Административного регламента, специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, готовит проект уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги, в котором указываются основания для отказа. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги подписывается руководителем уполномоченного органа, регистрируется в соответствии с установленными правилами делопроизводства и направляется заявителю способом, указанным в запросе.
59. В случае если предоставление муниципальной услуги входит в полномочия уполномоченного органа и отсутствует определенное пунктом 22 Административного регламента основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги, специалист уполномоченного органа осуществляет анализ тематики поступивших документов с использованием архивных справочников, информационно-поисковых систем, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса заявителя. При этом определяется:
1) точное или возможное местонахождение архивных документов, наличие в уполномоченном органе архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
2) степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для его исполнения;
3) адреса конкретных архивных учреждений, муниципальных архивов и (или) организаций автономного округа, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.
60. В случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации, нечетко, неправильно сформулированного запроса специалист уполномоченного органа по телефону или письменно информирует об этом заявителя и предлагает уточнить и дополнить запрос необходимыми для его исполнения сведениями.
61. На основании анализа тематики поступившего запроса специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, готовит проект письма о направлении запроса на рассмотрение по принадлежности в архив, орган, организацию, имеющие или предположительно имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса, и передает его с приложением запроса на подпись уполномоченному должностному лицу уполномоченного органа.
В случае если запрос требует рассмотрения несколькими архивами, органами, организациями, то в соответствующие архивы, органы, организации направляются письма с приложением копии запроса. Уполномоченное должностное лицо уполномоченного органа подписывает информационное письмо о направлении запроса на рассмотрение по принадлежности в архив, орган, организацию и передает специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги. Специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги регистрирует и направляет письмо со всеми приложениями в соответствующий архив, орган, организацию.