7.12. Регистрация документов, поступающих на имя Губернатора, заместителей Губернатора, заместителей председателя Правительства, в Правительство, администрацию Губернатора и Правительства, осуществляется отделом регистрации и контроля в системе "Дело" путем заполнения электронной РК в течение рабочего дня.
Используются следующие индексы для регистрации документов:
"с" - служебная переписка;
"тлг" - телеграмма;
"ф" - факсимильное сообщение;
"э" - корреспонденция, поступившая по электронной почте.
На входящем документе (как правило, в правом нижнем углу свободного поля) проставляется штамп, где указываются дата поступления и регистрационный номер. Формы регистрационных штампов приведены в приложении N 19 к настоящей Инструкции.
7.13. Службы делопроизводства исполнительных органов регистрируют адресованные им документы самостоятельно с использованием системы "Дело".
7.14. В администрации Губернатора и Правительства отдел регистрации и контроля также принимает и регистрирует в системе "Дело" телеграммы, факсограммы, поступающие на факс 21-54-95, и электронную почту, поступающую на адрес: adm@dvinaland.ru.
7.15. Прием и оперативная передача текстов факсограмм осуществляется также факсимильными аппаратами (телефаксами), установленными в приемной Губернатора, приемных заместителей Губернатора, заместителей председателя Правительства, в исполнительных органах, структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства.
7.16. Факсограммы, поступающие в секретариат Губернатора, регистрируются в отделе регистрации и контроля.
Срочные факсограммы, поступающие в секретариаты заместителей Губернатора, заместителей председателя Правительства, регистрируются в соответствующих секретариатах. Несрочные факсограммы передаются для регистрации в отдел регистрации и контроля.
7.17. При приеме и отправке факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:
запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";