9.10. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дел по номенклатуре. При формировании дел должны соблюдаться следующие основные правила:
дела постоянного и временного срока хранения формируются раздельно;
все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
документы в делах систематизируются по хронологии, документ-ответ (исходящий) помещается за документом-запросом (входящий), приложения присоединяются к документам, к которым они относятся.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.11. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя и структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, начальная и конечная даты дела, количество листов в деле, срок хранения.
Заголовок дела должен отражать основное содержание документов и особенности каждого тома. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов.
Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Начальной датой является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. Датой отчетов является год, за который они составлены, датой планов - год, на который они составлены.
9.12. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Фотографии нумеруются на оборотной стороне. При подшивании конверта нумеруется сначала конверт, затем вложения.
9.13. Дела хранятся в специальных коробках на полках в горизонтальном положении. На корешках обложек (папок) дел указываются необходимые реквизиты.
9.14. Дела выдаются для служебного пользования под расписку. Выдавать дела для работы на дом запрещается.