Действующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области



Формирование дел и текущее хранение


9.10. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.


Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дел по номенклатуре. При формировании дел должны соблюдаться следующие основные правила:


дела постоянного и временного срока хранения формируются раздельно;


все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;


в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;


документы в делах систематизируются по хронологии, документ-ответ (исходящий) помещается за документом-запросом (входящий), приложения присоединяются к документам, к которым они относятся.


Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.


9.11. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя и структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, начальная и конечная даты дела, количество листов в деле, срок хранения.


Заголовок дела должен отражать основное содержание документов и особенности каждого тома. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов.


Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.


Начальной датой является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. Датой отчетов является год, за который они составлены, датой планов - год, на который они составлены.


9.12. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Фотографии нумеруются на оборотной стороне. При подшивании конверта нумеруется сначала конверт, затем вложения.


9.13. Дела хранятся в специальных коробках на полках в горизонтальном положении. На корешках обложек (папок) дел указываются необходимые реквизиты.


9.14. Дела выдаются для служебного пользования под расписку. Выдавать дела для работы на дом запрещается.