Действующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области



Прием, обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов


7.6. Служебная переписка, поступающая на имя Губернатора, заместителей Губернатора, заместителей председателя Правительства, в Правительство, администрацию Губернатора и Правительства, включая переписку, содержащую служебную информацию ограниченного распространения, принимается, учитывается и регистрируется в отделе регистрации и контроля.


7.7. Служебная переписка, поступающая в адрес исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, принимается, учитывается и регистрируется службами делопроизводства (или должностными лицами, на которых возложены указанные функции).


В случае если документ поступил в исполнительные органы, но адресован высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации или высшему органу исполнительной власти субъекта Российской Федерации (Губернатору или Правительству), его следует незамедлительно передать для регистрации в отдел регистрации и контроля.


7.8. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов (в том числе судебные документы, документы, запрашиваемый срок исполнения по которым истек на дату поступления письма).


При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. При поступлении документов, адресованных не по назначению, или без приложений составляется соответствующий акт (по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой посылается отправителю с возвращаемым письмом и копией конверта.


7.9. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 18 к настоящей Инструкции.


7.10. Ответные письма на запросы Губернатора, заместителей Губернатора, заместителей председателя Правительства, заместителей руководителя администрации Губернатора и Правительства направляются непосредственно в исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства. В случае необходимости ознакомления Губернатора, заместителей Губернатора, заместителей председателя Правительства, заместителей руководителя администрации Губернатора и Правительства с ответом на запрос, сотрудники соответствующих секретариатов информируют отдел регистрации и контроля о направлении документов для обязательного рассмотрения.


Отдел регистрации и контроля направляет судебные извещения, повестки, определения и решения суда по уже открытым судебным делам непосредственно в исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства.


7.11. Входящие документы на иностранном языке передаются до регистрации в департамент протокола и международных связей администрации Губернатора и Правительства для перевода на русский язык, после чего документ регистрируется в отделе регистрации и контроля или в соответствующем отделе исполнительного органа.