8.1. В исполнительных органах создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
8.2. При внутреннем документообороте электронные документы могут заверяться электронной подписью должностного лица - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
8.3. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота Правительства, определяется в соответствии с номенклатурой дел, сформированной на основе рекомендаций Федерального архивного агентства, согласованной с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов министерства культуры Архангельской области (далее - ЭПК) и утвержденной руководителем исполнительного органа.
В номенклатуре дел учитывается перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
8.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе "Дело".
8.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства или уполномоченными на то лицами.
8.6. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
8.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю исполнительного органа, а также при направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, при отправке электронных документов и хранении электронных документов передаются (направляются, хранятся) регистрационные данные электронных документов.
8.8. Документы, создаваемые в исполнительных органах и (или) поступившие в исполнительные органы на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему "Дело" возможно после его сравнения с подлинником документа.
8.9. В системе "Дело" осуществляются:
регистрация документов, поступивших в исполнительные органы, а также регистрация внутренней и исходящей переписки;