9.30. В Государственный архив на безвозмездной основе передаются дела исполнительных органов, являющихся источниками комплектования фондов данного архива.
9.31. В архив исполнительного органа передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
9.32. Передача дел в архив исполнительного органа осуществляется по графику, составленному сотрудником службы делопроизводства и согласованному с руководителями структурных подразделений.
Прием дел производится сотрудником службы делопроизводства в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в описи дел (в двух экземплярах) отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника службы делопроизводства и лица, передавшего дела).
9.33. При ликвидации или реорганизации исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Государственный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.