Действующий

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области



Регистрация и прохождение внутренних документов (внутренний документооборот)


7.35. В состав внутреннего документооборота входят:


внутренняя переписка между исполнительными органами, между исполнительными органами и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства и другими организациями, подключенными к системе "Дело" (посредством служебных писем, записок, заявок);


подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатора, и проектов правовых актов Правительства, проектов правовых актов исполнительных органов.


7.36. Внутренняя переписка посредством служебных писем осуществляется двумя способами:


1) оформление служебного письма на гербовом бланке с регистрацией в системе "Дело", сканированием, прикреплением электронного образа документа к РК и отправлением адресату (адресатам), при этом подлинник письма на бумажном носителе остается у автора и не передается адресатам на бумажном носителе;


2) оформление письма в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе с заверением электронной подписью, регистрацией в системе "Дело" и отправлением адресату (адресатам).


7.37. Внутренняя переписка, содержащая информацию ограниченного распространения, осуществляется с оформлением служебного письма на гербовом бланке, регистрацией в системе "Дело", отправлением адресату на бумажном носителе без прикрепления электронного образа документа (у автора документа остается копия, которая подшивается в дело).


При регистрации таких писем необходимо в разделе РК "Рубрика" выбрать позицию "Требуется отправка подлинника".


7.38. В системе "Дело" запрещается регистрировать входящие и исходящие письма, оформленные с нарушением правил (без соответствующих реквизитов).


Запрещается регистрировать сопроводительные письма к проектам исходящих писем.


7.39. В целях сокращения избыточной переписки рекомендуется некоторые внутренние оперативные вопросы (приглашение на совещание, направление информации для сведения, другие вопросы по усмотрению исполнительного органа) решать посредством электронной почты либо по телефону.


При работе с электронной почтой необходимо соблюдать следующие правила:


электронные сообщения отправляются без оформления на гербовом бланке;


учет (при необходимости) и уничтожение электронных сообщений исполнительные органы ведут самостоятельно в соответствии с установленным порядком (важные сообщения рекомендуется распечатывать и помещать в соответствующие дела).