9.15. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
9.16. Для определения ценности документов, сроков их хранения и отбора на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов. В этих целях в исполнительном органе создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав и положение о которой утверждается приказом руководителя исполнительного органа.
9.17. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно службами делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством Государственного архива.
9.18. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу для передачи в Государственный архив (форма описи дел приведена в приложении N 24 к настоящей Инструкции), дел временного хранения (до 10 лет включительно) и дел с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.19. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Архангельской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.
9.20. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции).
9.21. Заголовки дел в описи должны соответствовать видам документов, находящимся в деле, с учетом заголовков дел в номенклатуре. В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.
9.22. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в установленном порядке. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства при методической помощи и под контролем Государственного архива.
9.23. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
9.24. Полное оформление дела предусматривает: