6.22. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения (обсуждения) вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, заседаниях коллегий, комиссий, организационных комитетов, консультационных экспертных и иных советов, рабочих групп, а также в ходе рабочих встреч и др.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.23. Протокол подготавливается секретарем заседания (совещания), визируется соответствующими должностными лицами и представляется председательствующему/председателю на подпись в срок не более трех дней после окончания заседания (совещания).
6.24. Протоколы совещаний у руководителя исполнительного органа регистрируются в службе делопроизводства исполнительного органа. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у руководителя исполнительного органа, осуществляется секретарем, ответственным за проведение совещания.
Протоколы совещаний, проводимых по инициативе, поручению Губернатора, заместителей Губернатора и заместителей председателя Правительства, регистрируются в отделе регистрации и контроля. После регистрации РК документа пересылается в электронной форме в соответствующий секретариат для внесения резолюций и выставления контрольных сроков.
Протоколы совещаний у Губернатора, заместителей Губернатора и заместителей председателя Правительства, проводимых в рамках заседаний советов, комиссий, рабочих групп, организационных комитетов, штабов, регистрируются в исполнительном органе согласно индексу дел номенклатуры. Секретарь совета, комиссии, рабочей группы, организационного комитета, штаба организует контроль за исполнением поручений протокола.
Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью службы делопроизводства.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с листом рассылки, который составляет и подписывает секретарь. Копии протоколов заверяются службой делопроизводства.