6.59. В исполнительных органах для информационного обмена между должностными лицами, структурными подразделениями, сотрудниками создаются:
объяснительные записки - письменные сообщения должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельства;
служебные записки - документы, в которых излагаются предложения, замечания, отчеты, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц;
докладные записки - документы, адресованные руководителю организации или структурного подразделения, содержащие изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
По содержанию служебные и докладные записки могут подразделяться на инициативные, информационные и отчетные (по исполнению поручений).
6.60. Регистрация, отправка, использование и хранение записок на имя Губернатора, заместителей Губернатора и заместителей председателя Правительства осуществляется через систему "Дело" в специальной группе документов "Записки".
6.61. Регистрация записок осуществляется:
при подписании заместителем Губернатора, заместителем председателя Правительства - в секретариате заместителя Губернатора, заместителя председателя Правительства;
при подписании руководителем (должностным лицом) исполнительного органа - в службе делопроизводства исполнительного органа;
при подписании руководителем структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства - в структурном подразделении администрации Губернатора и Правительства.
6.62. Обязательными реквизитами записок являются:
наименование исполнительного органа (структурного подразделения);
вид документа;
дата и регистрационный номер;