9.25. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 16 к настоящей Инструкции).
9.26. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2013 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2017 года).
9.27. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего исполнительного органа, при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
9.28. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа одновременно).
Согласованные ЭК администрации Губернатора и Правительства акты утверждаются директором департамента контроля администрации Губернатора и Правительства.
Согласованные ЭК исполнительного органа акты утверждаются руководителем исполнительного органа.
9.29. После утверждения руководителем исполнительного органа актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в акте проставляется соответствующая отметка.