9.1. В исполнительных органах разрабатывается и утверждается номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.
9.2. Номенклатура дел, предназначенная для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (до 10 лет включительно), описей дел временного хранения (свыше 10 лет).
9.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительных органов.
9.4. Номенклатура дел администрации Губернатора и Правительства на следующий календарный год разрабатывается, как правило, до 15 ноября текущего года отделом регистрации и контроля по предложениям структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, утверждается заместителем Губернатора - руководителем администрации Губернатора и Правительства. Каждые пять лет проект номенклатуры после консультирования с Государственным архивом представляется на согласование ЭПК.
Названиями разделов номенклатуры дел администрации Губернатора и Правительства являются наименования ее структурных подразделений.
В течение года в номенклатуру дел могут вноситься изменения.
9.5. Номенклатура дел иного исполнительного органа утверждается руководителем соответствующего исполнительного органа. Форма номенклатуры дел приведена в приложении N 23 к настоящей Инструкции.
Вновь созданные исполнительные органы в месячный срок со дня создания разрабатывают номенклатуру дел, согласовывают ее с ЭПК.
Вновь созданные структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства в месячный срок разрабатывают номенклатуру дел своего подразделения, представляют ее в отдел регистрации и контроля.
9.6. Срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел в соответствии:
с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182;
с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
9.7. В администрации Губернатора и Правительства исполненные документы длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения сдаются в отдел регистрации и контроля. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны в дело руководителем структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства, исполнившего документ, с расшифровкой своей подписи, указанием даты списания, которые проставляются на нижнем лицевом поле документа на свободном от текста месте. Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.