Разработка подпрограммы 4 обусловлена необходимостью создания условий, обеспечивающих развитие архивного дела, повышение безопасности и эффективности работы архивов, ростом потребностей граждан и организаций в получении архивной информации.
Документы, создаваемые в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, осуществляющих деятельность на территории Севастополя, являются неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, частью культурного наследия, информационного и интеллектуального достояния народа.
Деятельность Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление) и ГКУ "Архив города Севастополя" направлена на обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов. Значительное внимание уделяется вопросам информатизации архивного дела, удовлетворению потребностей населения в ретроспективной информации.
Текущее состояние архивной отрасли города характеризуется следующими показателями:
1. Штатная численность сотрудников ГКУ "Архив города Севастополя" составляет 60 штатных единиц. Количество работников, имеющих высшее образование по специализации подготовки "Архивоведение и документоведение" или "История", составляет около 25% от общего количества работников, занятых в основной деятельности. Количество работников, прошедших дополнительную переподготовку по специальностям документоведения или архивоведения, составляет 27% от общего количества работников, занятых в основной деятельности.
2. ГКУ "Архив города Севастополя" размещается в трех зданиях, одно из которых (расположенное по адресу: пр-т Генерала Острякова, 36а) является специально построенным, в двух других зданиях (расположены по адресам: пр-т Героев Сталинграда, 64, и ул. Володарского, 9) помещения приспособлены под размещение архивных документов.
Введенное в 2018 году в эксплуатацию здание по адресу: пр-т Генерала Острякова, 36а, соответствует требованиям нормативных правовых актов в части, касающейся обеспечения охранного и противопожарного режимов. В связи с недостаточной мощностью оборудования кондиционирования и вентиляции в помещениях архивохранилищ наблюдаются температурные колебания от +15 до +21 °C (при норме +17 - 18 °C).
В здании по адресу: пр-т Героев Сталинграда, 64, в помещениях, приспособленных под архивохранилища, температурно-влажностный режим не соблюдается, отсутствуют система кондиционирования и вентиляции и система автоматического пожаротушения. Охранный и противопожарный режимы обеспечиваются установленными сигнализациями.
3. ГКУ "Архив города Севастополя" является единственным государственным архивным учреждением города Севастополя, в связи с чем осуществляет также функции по хранению документов о трудовых отношениях граждан (документов по личному составу), переданных ликвидированными организациями.
4. Количество документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ "Архив города Севастополя", по состоянию на 01.10.2021 превышает 510 тыс. ед. хр. документов на бумажных носителях и более 20 тыс. ед. аудиовизуальных документов (фото-, фоно-, видеодокументов).
5. В 2014 году в связи со вступлением Севастополя в состав Российской Федерации ликвидированы или прекратили деятельность на территории Севастополя все ранее действовавшие государственные органы и большинство государственных организаций. Документы указанных органов и организаций подлежат передаче на хранение в ГКУ "Архив города Севастополя". За период 2014 - 2021 годов на хранение поступили документы 1240 ликвидированных организаций, свыше 290 тысяч дел. Передача документов на государственное хранение, в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле, осуществляется в упорядоченном состоянии.
6. Ежегодно ГКУ "Архив города Севастополя" исполняет не менее 9500 запросов граждан и юридических лиц.
7. Ежегодно услугами читального зала ГКУ "Архив города Севастополя" пользуются свыше 200 человек, более половины которых обращаются в читальный зал с использованием удаленного доступа.
В течение 2021 года предоставлен удаленный доступ 111 пользователям, которым открыт доступ к 613 архивным делам.