1. Регистрация поступающих в администрацию города документов осуществляется общим отделом ежедневно. В первую очередь регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций (Правительство Хабаровского края, прокуратура, полномочный представитель Президента Российской Федерации), а также документы, требующие срочного исполнения. Документы, полученные заказной корреспонденцией, подлежат регистрации в течение 3 календарных дней с момента поступления в администрацию города.
Документы, поступившие на имя заместителя мэра города - директора департамента муниципальной собственности, заместителя мэра города, директора департамента архитектуры, строительства и землепользования, заместителя мэра города - директора финансового департамента, заместителей мэра города, председателей комитетов администрации города по управлению районами, а также в адрес руководителей структурных подразделений администрации города, регистрируются соответственно в департаментах, комитетах по управлению районами и структурных подразделениях администрации города, в том числе и в АИС "МЭД".
2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3. Электронные документы, поступившие в АИС "МЭД", регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).
4. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в общем отделе.
5. Документы, поступающие по электронной почте, регистрируются общим отделом и передаются в установленном порядке.
6. Зарегистрированные общим отделом документы направляется для рассмотрения мэру города, вице-мэру города, первому заместителю мэра города по городскому хозяйству, заместителям мэра города в соответствии с распределением обязанностей через заместителя управляющего делами, консультантов и помощников заместителей мэра города.
7. Регистрация и отправка исходящих документов, подписанных мэром города, вице-мэром города, первым заместителем мэра города по городскому хозяйству, заместителями мэра города, производится общим отделом (в том числе и в АИС "МЭД"); подписанных иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением.
8. Документы рассматриваются мэром города, вице-мэром города, первым заместителем мэра города по городскому хозяйству, заместителями мэра города в день поступления.
9. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции мэра города, вице-мэра города, первого заместителя мэра города по городскому хозяйству, заместителей мэра города.
10. С резолюцией мэра города, вице-мэра города, первого заместителя мэра города по городскому хозяйству, заместителей мэра города документ передается в общий отдел для соответствующей отметки в АИС "МЭД" и далее лицу, ответственному за исполнение документа. Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в общий отдел. Заявителю в обязательном порядке дается ответ.
11. Документы, поступившие непосредственно мэру города, вице-мэру города, первому заместителю мэра города по городскому хозяйству, заместителям мэра города (без регистрации), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел.
12. Заместитель управляющего делами, консультанты и помощники заместителей мэра города, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях администрации, получают документы в общем отделе после 15 часов под подпись.