3.1. Переговоры с иностранной делегацией и отдельными иностранными гражданами проводятся в помещениях, определенных утвержденной программой приема иностранной делегации.
3.2. При организации переговоров с иностранными делегациями или отдельными иностранными гражданами с участием Губернатора Воронежской области исполнительный орган Воронежской области или структурное подразделение Правительства Воронежской области, в ведении которых находятся вопросы, предусмотренные повесткой дня переговоров, совместно с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области и Уполномоченным органом осуществляют оформление документов, включая программу приема (приложение N 2) и пропуск в здание Правительства Воронежской области (приложение N 4), а также подготовку справочных материалов к встрече (приложение N 3).
Состав участников переговоров от исполнительных органов Воронежской области и структурных подразделений Правительства Воронежской области определяется Губернатором Воронежской области либо лицами, указанными в пункте 1.2 настоящего Положения, в соответствии с рангом и должностным составом членов иностранной делегации и формируется только из тех государственных гражданских служащих, без которых невозможно решение вопросов, являющихся предметом переговоров.
3.3. Переговоры с иностранной делегацией при необходимости сопровождаются последовательным переводом. Предпочтительно обеспечение услугами переводчиков с обеих сторон.
3.4. Для проведения протокольной съемки и в случаях, когда тема беседы на переговорах не носит закрытый характер, на переговоры могут быть приглашены представители средств массовой информации (далее - СМИ). Приглашение представителей СМИ обеспечивает управление по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области по заявке Принимающей стороны. Целесообразность приглашения представителей СМИ определяется Принимающей стороной. Формат работы приглашенных на мероприятие СМИ определяет управление по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области. Иностранные СМИ, освещающие мероприятия, должны иметь действующую аккредитацию МИД России.
3.5. В ходе переговоров с иностранной делегацией ответственный сотрудник Принимающей стороны ведет запись беседы, на основании которой по результатам встречи составляется отчет об итогах приема иностранной делегации (приложение N 5).
Если переговоры проводятся в узком составе Губернатором Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области - первым заместителем председателя Правительства Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Воронежской области, заместителем Губернатора Воронежской области, первым заместителем председателя Правительства Воронежской области, заместителем председателя Правительства Воронежской области (без участия представителей исполнительных органов Воронежской области, структурных подразделений Правительства Воронежской области, Уполномоченного органа), уведомление, программа и отчет оформляются сотрудником соответствующего секретариата или управления по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (если переговоры проводит Губернатор Воронежской области), подписываются руководителем секретариата или управления по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (если переговоры проводит Губернатор Воронежской области) и направляются в Уполномоченный орган в сроки, установленные настоящим постановлением.