2.1. Подготовку визитов иностранных делегаций, прибывающих в Правительство Воронежской области для встречи с Губернатором Воронежской области или лицом, исполняющим его обязанности, осуществляет Уполномоченный орган совместно с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области (протокольное обеспечение и освещение визита в средствах массовой информации).
2.2. Подготовку и протокольно-организационное обеспечение визитов иностранных делегаций, прибывающих для проведения переговоров с иными лицами, указанными в пункте 1.2 настоящего Положения, осуществляют исполнительные органы Воронежской области и структурные подразделения Правительства Воронежской области в соответствии с резолюцией лица, проводящего переговоры, при содействии Уполномоченного органа.
2.3. Подготовку и организационно-техническое обеспечение визитов иностранных делегаций, прибывающих в исполнительные органы Воронежской области и структурные подразделения Правительства Воронежской области, осуществляет Принимающая сторона при содействии Уполномоченного органа.
2.4. На основании утвержденной программы пребывания иностранной делегации Принимающая сторона оформляет пропуск в здание Правительства Воронежской области (если вход в здание Правительства Воронежской области предусмотрен).
2.5. Принимающая сторона совместно с другими исполнительными органами Воронежской области и структурными подразделениями Правительства Воронежской области обеспечивает реализацию организационных (транспортное обеспечение, организация питания, сопровождения, подготовка материалов, устный/письменный перевод, финансирование и иные мероприятия) и планируемых мероприятий программы (переговоры, посещение предприятий, организаций или учреждений, культурная программа и иные мероприятия).
2.6. При визите иностранных делегаций, в состав которых входят руководители, занимающие высшие государственные должности, а также высокопоставленные дипломатические работники иностранного государства, прием осуществляется с участием представителя МИД России в г. Воронеже или замещающего его лица.
2.7. Все переговоры, деловые встречи, беседы и другие совместные мероприятия с иностранными делегациями проводятся в соответствии с программами пребывания в присутствии лиц, закрепленных за иностранными делегациями от Принимающей стороны. Принимающая сторона обеспечивает ведение письменной записи бесед при встречах и переговорах.
2.8. Государственные гражданские служащие несут персональную ответственность за соблюдение установленных законодательством требований по обеспечению защиты государственной тайны и иной информации ограниченного доступа при приеме иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан.
2.9. Вход иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан в здание Правительства Воронежской области осуществляется через подъезд N 1 в соответствии с правилами прохода (проезда) в здание, утвержденной программой пребывания или приема иностранной делегации, на основании пропуска в здание Правительства Воронежской области (приложение N 4).
Пропуск в здание Правительства Воронежской области оформляется принимающей стороной по согласованию с Уполномоченным органом.
В случае проведения встреч и переговоров иностранной делегации с Губернатором Воронежской области пропуск в здание Правительства Воронежской области согласовывается также с управлением по взаимодействию со СМИ и административной работе Правительства Воронежской области.
Оформленный пропуск в здание Правительства Воронежской области передается начальнику команды филиала ФГУП "Охрана" Росгвардии по Воронежской области (подъезд N 3).
2.10. Ответственность за соблюдение требований пропускного режима для иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан несет руководитель принимающего исполнительного органа Воронежской области или структурного подразделения Правительства Воронежской области.
2.11. В здании Правительства Воронежской области и в помещениях исполнительного органа Воронежской области иностранную делегацию или отдельных иностранных граждан сопровождает государственный гражданский служащий Принимающей стороны. Запрещается оставлять иностранных граждан в здании Правительства Воронежской области и в помещениях исполнительного органа Воронежской области без сопровождения.