25.3.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
25.3.2. Описи дел составляются по установленной форме и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
25.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение 52) и дела по личному составу (приложение 53), электронные дела, документы постоянного хранения (приложение 54), электронные дела, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (приложение 55) и электронные фотодокументы (приложение 56). На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.
25.3.4. Опись дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края постоянного хранения подписывается составителем, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, утверждается протоколом ЭПМК Министерства культуры Алтайского края и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Опись дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по личному составу подписывается составителем, согласовывается с ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ЭПК КГКУ ГААК и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Правила составления, согласования и утверждения описей на электронные дела, документы постоянного хранения, электронные дела, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, аналогичны правилам, соблюдаемым при составлении, согласовании и утверждении описей дел на бумажном носителе. В опись электронных дел, документов включается приложение - реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. Реестр составляется по установленной форме (приложение 57) и подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.
25.3.5. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, в том числе тома;
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью, при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово "Последний";
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
25.3.6. В конце описи дел заполняется итоговая запись, в которой указываются количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера единиц хранения по описи, а также имеющиеся пропуски номеров, литерные номера.
25.3.7. Описи дел составляются в четырех экземплярах на бумажном носителе и в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра) не позднее чем через три года после завершения дел делопроизводством.