24.1. В архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и документами по личному составу после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
24.2. В период подготовки к передаче структурным подразделением дел в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края специалистом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества передаваемых дел количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
24.3. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края обязаны устранить.
24.4. Дела передаются в архив сотрудниками структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по акту приема-передачи документов на хранение в архив (приложение 49). Прием дел производится специалистом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения.
В акте приема-передачи документов на хранение в архив проставляются отметка о наличии дела, указывается цифрами и прописью количество принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, ответственного за архив, и сотрудника структурного подразделения, передавшего документы. Акт утверждается руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, передающего документы. Акты приема-передачи включаются в дело фонда и подлежат постоянному хранению.
24.5. В случае упразднения структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их правопреемнику с привлечением специалиста, ответственного за архив. Если новое структурное подразделение не создается, то документы передаются в архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по номенклатуре дел.