Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 45) на отдельном листе, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи (при ее наличии), оговариваются особенности нумерации документов дела:
литерные и пропущенные номера листов;
номера листов с наклеенными фотографиями;
номера крупноформатных листов;
номера листов - конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.