3.1. Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, осуществляется департаментом по документационному обеспечению.
3.2. Прием корреспонденции, доставляемой почтовыми и курьерскими службами, нарочным, факсимильной связью, а также по электронным и информационно-телекоммуникационным каналам связи, производится в централизованном порядке канцелярией департамента по документационному обеспечению.
Прием корреспонденции, доставляемой подразделениями фельдсвязи и спецсвязи, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется режимно-секретным отделом департамента по документационному обеспечению и отделом спецработы Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Прием документов, поступающих по каналам специальной документальной связи, осуществляется сектором специальной документальной связи Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Прием, обработка и доведение до сведения заинтересованных лиц поступающей в Администрацию Губернатора и Правительства Алтайского края в нерабочее время, в выходные и праздничные дни корреспонденции осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края с последующей передачей поступивших документов для регистрации в департамент по документационному обеспечению.
Прием и первичная обработка документов, поступающих в адрес Губернатора Алтайского края и Правительства Алтайского края в г. Москве, осуществляется КГКУ "Постоянное представительство Алтайского края в городе Москве" с последующей передачей для регистрации в департамент по документационному обеспечению.
3.3. При приеме корреспонденции:
проверяется правильность адресования;
проверяется комплектность и целостность документов и приложений к ним;
сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах или записанными в разносных книгах.
В случае правильности адресования, соблюдения комплектности и целостности документов, соответствия номеров документов в разносных книгах (иных документах) при необходимости ставится отметка о принятии документа с датой и подписью сотрудника, принявшего документ. Отметка о принятии документа может проставляться при помощи специального штампа.
При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, отсутствии подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа об этом сообщается его отправителю. С отправителем согласуется возможность оперативного устранения ошибок.
Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
Для документов на бумажном носителе при необходимости составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в подразделении департамента по документационному обеспечению, принявшем данный документ. Акты составляются и подписываются служащими, вскрывшими пакет, начальником отдела - канцелярии, начальником (заместителем начальника) департамента по документационному обеспечению.