23.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора на постоянное хранение.
23.2. Для координации экспертизы ценности документов в Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края приказом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края создается постоянно действующая ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Функции и права ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) КГКУ ГААК.
23.3. Организация и проведение экспертизы ценности осуществляются структурными подразделениями Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края ежегодно с привлечением специалиста, ответственного за архив, под методическим руководством ЦЭК Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
23.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор документов постоянного хранения и по личному составу для передачи в архив;
отбор документов с временными сроками хранения и с отметкой "ДМН" ("До минования надобности"), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
отбор документов на постоянное хранение из числа дел с отметкой "ЭПК" в номенклатуре дел (отметка "ЭПК" означает, что часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения "постоянно");
проверка качества и полноты номенклатуры дел структурного подразделения, правильность определения сроков хранения дел.
23.5. Отбор документов в дела постоянного хранения и по личному составу проводится на основании соответствующих типовых перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, конверты, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
23.6. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела в соответствии с правилами формирования и оформления дел, подлежащих передаче в архив.
Одновременно в ЕСЭД в регистрационных карточках документов временных сроков хранения, отобранных на постоянное хранение в результате проведенной экспертизы ценности, может проставляться отметка "ЭПК".
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовым перечням документов с указанием сроков хранения и (или) по номенклатуре дел.