27.1. Сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в целях исполнения своих должностных обязанностей допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися в архиве Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Архивные дела предоставляются для использования в работе сотрудникам только того структурного подразделения, из которого документы ранее были переданы на архивное хранение. Сотрудникам других структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края архивные дела предоставляются только с разрешения начальника департамента по документационному обеспечению на основании обоснованных запросов.
27.2. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам подразделений для работы в рабочем кабинете специалиста, ответственного за архив. В исключительных случаях архивные дела и документы выдаются во временное (не более одного месяца) пользование вне этого помещения по решению начальника департамента по документационному обеспечению.
Выдача дел из архива Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края фиксируется в книге выдачи дел.
27.3. Сотрудники Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края в соответствии с действующим законодательством несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование информации, содержащейся в них.
Изъятие документов из дел, передача архивных документов или их копий сотрудникам других организаций запрещается.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
27.4. Подлинники правовых актов, протоколов заседаний координационных и совещательных органов, соглашений от имени Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и документы к ним из архива не выдаются.
27.5. Ознакомление сотрудников подразделений с архивными документами и делами, имеющими гриф "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями раздела 10 части II настоящей Инструкции.
27.6. В случае служебной необходимости архивные дела выдаются во временное пользование органам государственной власти и государственным органам на основании их обоснованных письменных запросов с разрешения начальника департамента по документационному обеспечению и по согласованию с заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края на срок не более шести месяцев. Выдача дел из архива Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края фиксируется в книге выдачи дел и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. В исключительных случаях срок может быть продлен.
27.7. Специалистом, ответственным за архив, в соответствии с действующим законодательством на основании документов, хранящихся в архиве, оформляются архивные справки, архивные выписки и архивные копии.
Архивные справки, архивные выписки и архивные копии предоставляются структурным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и органам власти по служебным запросам.
Копии архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, необходимые для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан и организаций, предоставляются гражданам и организациям по их письменным запросам.
27.8. Организация доступа к электронным документам, содержащимся в системе хранения документов "Архивное дело", осуществляется согласно порядку, установленному в настоящем разделе Инструкции для документов на бумажном носителе.