20.1. Для обеспечения порядка формирования и учета документов, образующихся в процессе деятельности Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, составляется номенклатура дел Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "номенклатура дел") (приложение 42).
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Номенклатура дел включается в ЕСЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в ЕСЭД.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
20.2. Номенклатура дел составляется специалистом, ответственным за архив Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края (далее - "специалист, ответственный за архив"), при методической помощи краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Алтайского края" (далее - КГКУ ГААК).
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, положениями о структурных подразделениях Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, кодификатором структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - "кодификатор"), штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за прошедшие годы, нормативными актами, содержащими сведения об образующихся в деятельности Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края документах, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, а также предложениями к номенклатуре дел структурных подразделений Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Ежегодно департамент по документационному обеспечению рассылает в структурные подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края запрос о предоставлении предложений к номенклатуре дел. В предложениях к номенклатуре дел в соответствии со структурой подразделений должны отражаться все документируемые участки деятельности с учетом их выбытия и появления новых по сравнению с номенклатурой дел за прошедший год. Данные предложения составляются в виде электронного документа сотрудником структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, ответственным за делопроизводство, на бланке письма структурного подразделения, подписываются руководителем структурного подразделения электронной подписью и направляются в департамент по документационному обеспечению по ЕСЭД.
Если изменений в номенклатуре дел структурного подразделения Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края не произошло, достаточно направить в департамент по документационному обеспечению письмо в электронном виде с информацией об отсутствии предложений в номенклатуру дел и просьбой руководствоваться номенклатурой дел за прошедший год.
Образец письма с предложениями к номенклатуре дел представлен в приложении 43.
20.3. Номенклатура дел подписывается начальником департамента по документационному обеспечению, специалистом, ответственным за архив, предварительно согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, экспертно-проверочно-методической комиссией (далее - ЭПМК) Министерства культуры Алтайского края и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края.
Согласованная с ЭПМК Министерства культуры Алтайского края номенклатура в конце каждого года уточняется и утверждается заместителем Председателя Правительства Алтайского края - руководителем Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, после чего ежегодно вводится в действие. В структурные подразделения по ЕСЭД рассылаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для учета и использования в работе.
20.4. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК Министерства культуры Алтайского края не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края. В случае изменений функций и структуры Правительства Алтайского края и Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.
20.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие всю документируемую деятельность Губернатора Алтайского края, Правительства Алтайского края, Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края, постоянно и временно действующих совещательных и коллегиальных органов (комиссий, советов, рабочих групп), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, реестры регистрационных карточек, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе, но в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка "ЭД в ЕСЭД".