21.2.1. В конце делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами оформления дел и подготовки дел к передаче в архив. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел.
21.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Документы в дела формируются согласно номенклатуре. На обложке (корешке) дела обязательно указывается индекс дела по номенклатуре, наименование дела, год заведения дела, срок хранения документов.
Допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять, хранить дела в скоросшивателях, папках и коробах.
21.2.3. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению дел в структурных подразделениях, которое предусматривает:
нумерацию листов;
составление листа-заверителя (приложение 45);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов (приложение 46);
оформление обложки дела, составляемой в структурном подразделении (приложение 47);
подготовка дел к переплету.