25.2.1. На обложке дел постоянного хранения дополнительно указывается наименование государственного архива, в который дела Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края будут приняты на постоянное хранение.
25.2.2. На обложке дела обязательно указываются крайние даты дела (дата заведения и дата окончания дела).
Если в дело включены документы (например, приложения), даты которых выходят за крайние даты дела (не совпадают с датами дела), то под датами дела с новой строки делается об этом запись:
"В деле имеются документы за... год(ы)".
Даты (годы документов) дела могут не указываться только на обложке дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом без сокращения.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.