99. Документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные уполномоченным лицом, включаются в СЭД "DOCSVISION".
При включении исходящего документа в СЭД "DOCSVISION" сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия документа. Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел администрации.
100. Перед включением исходящих документов в СЭД "DOCSVISION" сотрудник организационного управления, делопроизводитель органа, подразделения проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.
101. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД "DOCSVISION" осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.
102. ЭРК, созданная в СЭД "DOCSVISION" при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.
103. Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией, подписанные уполномоченным лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД "DOCSVISION".
104. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, при отправке спецсвязью - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.
105. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
106. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД "DOCSVISION".
107. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.
108. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
109. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию с сотрудником организационного управления, делопроизводителем органа, подразделения.
110. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.
111. Отделом документационного обеспечения и архива осуществляется регистрация: