122. Доступ к работе в СЭД "DOCSVISION" должны иметь только зарегистрированные пользователи.
123. Включение документов в СЭД "DOCSVISION" осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в СЭД "DOCSVISION" в соответствии с ее классификационной схемой.
124. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД "DOCSVISION" формируется лист согласования.
125. При включении в СЭД "DOCSVISION" входящих документов (за исключением обращений граждан и организаций), их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);
2) наименование вида документа;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
6) дата поступления документа;
7) входящий регистрационный номер;
8) способ доставки документа;
9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
10) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);