4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа, зарегистрированного в управлении документооборота, из одного структурного подразделения (исполнительного органа Владимирской области) в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются федеральные правовые акты, правовые акты Владимирской области, служебная переписка, обращения граждан.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Документы, поступающие на рассмотрение Губернатора Владимирской области, его первых заместителей и заместителей, в Правительство Владимирской области, Администрацию Губернатора Владимирской области, переписка за подписью руководства области, протоколы регистрируются в управлении документооборота.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Администрации Губернатора Владимирской области, могут регистрироваться в структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются управлением документооборота или в структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области или в исполнительных органах Владимирской области, осуществляющих их прием и передачу.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
Исходящие документы, адресованные в вышестоящие и сторонние организации, исполненные на бланках Губернатора Владимирской области, Правительства Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области, регистрируются только в управлении документооборота.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)