9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в Администрации Губернатора Владимирской области централизованно в управлении документооборота и децентрализовано в структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области и в исполнительных органах Владимирской области.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
9.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 2-дневный срок сдаваться исполнителями в управление документооборота или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Губернатора Владимирской области в исполнительных органах Владимирской области, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Администрации Губернатора Владимирской области, исполнительного органа Владимирской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел в Администрации Губернатора Владимирской области осуществляется управлением документооборота, в исполнительном органе Владимирской области - руководителем исполнительного органа Владимирской области.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы, имеющие нормативный характер, по кадрам, по основной деятельности группируются отдельно.