9.3.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив Владимирской области дела хранятся по месту их формирования или в хранилище Администрации Губернатора Владимирской области.
Руководители исполнительных органов Владимирской области, структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в хранилище Администрации Губернатора Владимирской области.
9.3.2. Выдача дел структурным подразделениям Администрации Губернатора Владимирской области производится с разрешения начальника управления документооборота. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под подпись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение Администрации Губернатора Владимирской области, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписей в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации Губернатора Владимирской области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора Владимирской области или первого заместителя Губернатора Владимирской области, руководителя Администрации Губернатора Владимирской области по актам.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Губернатора Владимирской области или первого заместителя Губернатора Владимирской области, руководителя Администрации Губернатора Владимирской области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)