3.6.1. Документы, отправляемые Правительством Владимирской области, Администрацией Губернатора Владимирской области, исполнительным органом Владимирской области, передаются почтовой, фельдъегерской, а также посредством системы МЭДО и ЕСЭД.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
3.6.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением документооборота (в части документов Губернатора Владимирской области, Правительства Владимирской области, Администрации Губернатора Владимирской области), а также исполнительными органами Владимирской области в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
Документы для отправки передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, с указанием почтового адреса или рассылки.
Неправильно оформленные письма и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
3.6.3. Служебная корреспонденция, отправляемая через управление документооборота, передается на отправку до 14 часов.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания, в случае поступления корреспонденции после 14 часов - не позднее следующего рабочего дня.
В случае, если зарегистрированный документ сдается на отправку позднее 14 часов следующего рабочего дня относительно даты регистрации, на 2 экземпляре документа ставится отметка: "Документ сдан в управление документооборота для отправки адресату в _________ (время) ________ (дата)", которая заверяется подписью исполнителя (с расшифровкой) или лица, ответственного за делопроизводство.
Дополнительная рассылка документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника управления документооборота.
3.6.4. Отправка документов с использованием факсимильной связи и электронной почты осуществляется структурными подразделениями Администрации Губернатора Владимирской области и исполнительными органами Владимирской области самостоятельно с учетом следующих требований:
(в ред. распоряжения Губернатора Владимирской области от 29.01.2024 N 15-рг)
- факсограммы и электронные письма на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";