6.1. Ведомства, имеющие в своей работе документы ДСП, обязаны определить своим правовым актом сотрудника ведомства, ответственного за работу с документами ДСП, и иметь журнал учета движения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Журнал учета движения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должен храниться в сейфе или надежно запираемом и опечатываемом шкафе (ящике). За ведение и хранение журнала учета движения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, отвечает сотрудник ведомства, ответственный за работу с документами ДСП.
Журнал учета движения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет пометку "Для служебного пользования".
6.2. В зависимости от объема документов ДСП и их видов в ведомстве может быть несколько сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП, служебные обязанности между ними могут быть разделены. Также в ведомстве может быть несколько журналов учета движения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
При смене сотрудника, ответственного за работу с документами ДСП, составляется акт приема-сдачи документов ДСП, который утверждается руководителем соответствующего ведомства, структурного подразделения или лица, уполномоченного давать такие разрешения (чаще всего - руководителя службы делопроизводства).
6.3. Для подготовки документов ДСП ведомства обязаны использовать компьютеры ДСП, при необходимости специально определенные для этих целей электронные носители информации, и при отправке документов ДСП в электронном виде - специальный защищенный сегмент СЭД.
6.4. При наличии в ведомстве электронных носителей информации они подлежат учету в журнале учета электронных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. За ведение, хранение журнала учета электронных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и использование сотрудниками ведомства обозначенных электронных носителей информации отвечает сотрудник ведомства, ответственный за работу с документами ДСП.
В ведомстве может быть несколько журналов учета электронных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Электронные носители информации (за исключением жесткого диска компьютера ДСП) должны храниться в сейфе или надежно запираемом и опечатываемом шкафе (ящике) у сотрудника ведомства, ответственного за работу с документами ДСП.
При этом на электронном носителе информации в месте, удобном для восприятия, способом, исключающим повреждение носителя или устройства, считывающего информацию, проставляются (наносятся) следующие учетные реквизиты: краткое наименование ведомства, пометка "ДСП", дата учета и учетный номер носителя информации, состоящий из порядкового номера записи в журнале учета электронных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
Пример:
Администрация губернатора Пермского края 26.10.2022 N 35 ДСП |
6.5. Передача документов ДСП в бумажном виде от одного сотрудника другому в рамках одного ведомства осуществляется с письменного разрешения соответствующего руководителя ведомства или лица, уполномоченного давать такие разрешения (чаще всего - руководителя службы делопроизводства), с проставлением соответствующей отметки в журнале учета движения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
6.6. Передача документов в бумажном виде от одного ведомства в другое осуществляется с письменного разрешения соответствующего руководителя ведомства с проставлением соответствующей отметки в журнале учета движения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.