Действующий

Об инструкции по делопроизводству в исполнительных органах Астраханской области (с изменениями на 12 сентября 2024 года)



15. Подготовка и оформление служебных писем, телеграмм


15.1. Служебные письма готовятся работниками исполнительных органов и оформляются на бланках (шаблонах бланков).


Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовом бланке (шаблоне бланка) Губернатора (приложение N 1).


Служебные письма за подписью вице-губернатора - председателя Правительства оформляются на гербовом должностном бланке (шаблоне бланка), гербовом бланке Правительства (шаблоне бланка) (приложения N 2, 3).


Служебные письма за подписью вице-губернатора - руководителя администрации оформляются на гербовом должностном бланке (шаблоне бланка) (приложение N 5), за подписью заместителей руководителя администрации - на гербовом бланке (шаблоне бланка) администрации (приложение N 6).


Служебные письма за подписью заместителей председателя Правительства оформляются на гербовых должностных бланках (шаблонах бланков) (приложение N 12).


Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений исполнительных органов по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на негербовых бланках (шаблонах бланков) структурных подразделений исполнительных органов (приложение N 13).


15.2. Для подготовки электронных документов в ЕСЭД используются шаблоны бланков.


Отправке посредством системы МЭДО подлежат только юридически значимые электронные документы, созданные в ЕСЭД и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью. К этой категории относятся письма, адресованные в федеральные органы исполнительной власти, иные государственные органы и организации, указанные в справочнике адресатов МЭДО, направляемые посредством этой системы и имеющие временный срок хранения, предусмотренный номенклатурой дел. Исключение составляют инициативные письма Президенту Российской Федерации, заявки и другие документы, которые необходимо представить адресату с личной подписью руководителя либо правила отправки которых на бумажном носителе регулируются законодательством Российской Федерации и законодательством Астраханской области.


Электронные документы могут быть направлены посредством ЕСЭД, системы МЭДО.


15.3. Служебные письма составляются в соответствии с требованиями раздела 5 настоящей Инструкции.


Для оформления проекта электронного документа используются электронные шаблоны бланков, имеющиеся в ЕСЭД, в соответствии с полномочиями подписывающего. Первая страница письма создается на шаблоне бланка.


Заполнение полей карточки к проекту исходящего документа в соответствии с подпунктом 16.6.4 пункта 16.6 раздела 16 настоящей Инструкции (адресат, корреспондент, содержание, подписывающий, исполнитель, в ответ на_) позволяет ЕСЭД автоматически подставить указанные реквизиты в выбранный электронный шаблон.


15.4. Текст письма, как правило, не превышает двух страниц. Переносы не используются.


В служебных письмах, адресованных в федеральные органы исполнительной власти, иные государственные органы, почтовый адрес не указывается.