4.1. Деятельность ЭПК осуществляется в соответствии с ежегодным планом работы ЭПК, утверждаемым приказом службы (далее - план работы) и Положением.
4.2. Проект плана работы на очередной год (плановый период) формируется секретарем ЭПК на основе предложений архивов, сформированных в государственной информационной системе "Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - ГИС ЭА) в срок до 01 ноября текущего года.
4.3. Утвержденный план работы на очередной год размещается на официальном сайте Службы и доводится до сведения заинтересованных лиц.
4.4. Заседания ЭПК проводятся, как правило, один раз в месяц, для рассмотрения неотложных вопросов могут проводиться внеплановые заседания ЭПК.
4.5. Планом работы могут быть предусмотрены выездные заседания ЭПК на базе архивов, совместные заседания с экспертными комиссиями источников комплектования.
4.6. Заседания ЭПК могут проводиться в очной или заочной форме, в том числе с использованием видеосвязи.
4.7. Решение о форме проведения заседания, о проведении внепланового, выездного или совместного заседания, перенос заседания на другую дату и (или) время принимает председатель ЭПК (в том числе на основании обоснованного ходатайства заинтересованных лиц) (в случае его отсутствия заместитель председателя) путем рассылки средствами государственной информационной системы "Региональная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - РСЭД) и (или) электронной почтой не менее чем за два рабочих дня до заседания ЭПК в адрес заинтересованных лиц согласованного председателем ЭПК проекта повестки заседания ЭПК.
4.8. Рассмотрение документов на заседании ЭПК в текущем месяце осуществляется в случае их поступления за десять рабочих дней до даты проведения очередного заседания ЭПК. В случае поступления документов после вышеуказанного срока рассмотрение документов переносится на следующее заседание.
4.9. Поступившие документы регистрируются секретарем ЭПК в РСЭД в разделе "ЭПК" в течение пяти рабочих дней после поступления документов в Службу.
4.10. Секретарь ЭПК оформляет проект резолюции председателя ЭПК, который устанавливает срок рассмотрения документов, не превышающий пяти рабочих дней, и передает документы исполнителям (членам ЭПК, работникам Службы и государственного архива, должностные обязанности которых предусматривают данный вид работ) в день получения резолюции председателя ЭПК.
4.11. Документы, поступившие после 16:30 (в предпраздничные дни - до 15:30), поступают в обработку на следующий рабочий день.
4.12. Исполнители (члены ЭПК, работники Службы и государственного архива, должностные обязанности которых предусматривают данный вид работ) рассматривают документы, в том числе взаимодействуют с архивом, предоставившим документы, в целях устранения замечаний, путем формирования в РСЭД соответствующей резолюции разработчику документа (руководителю архива) для устранения замечаний, по результатам рассмотрения готовят экспертные заключения, предоставляемые секретарю ЭПК.
4.13. Архивы могут представлять на рассмотрение ЭПК документы, не предусмотренные планом работы, с указанием причины направления документов (реорганизация, ликвидация, включение в список источников комплектования) во внеплановом порядке с приложением подтверждающих копий документов, а также ходатайство о переносе сроков представления на рассмотрение ЭПК документов (об исключении вопросов), установленных планом работы, рассмотрение которых осуществляется в порядке и сроки, установленные пунктами 4.9 - 4.12 Положения.
4.15. На основании поступивших документов, ходатайств, экспертных заключений секретарем ЭПК не менее чем за один рабочий день до заседания ЭПК формируется проект повестки заседания ЭПК, проекты решений ЭПК, и материалы к ним с информацией о ходе исполнения плана работы.