Основанием для начала административной процедуры является принятие заявления и документов, необходимых для представления государственной услуги, и назначение Должностным лицом Управления даты, времени и места осмотра машины или оборудования.
После этого Должностное лицо Управления следует к месту нахождения машины.
Осмотр машины или оборудования осуществляется в присутствии владельца (или его доверенного представителя) и других заинтересованных лиц.
Машины и оборудование предъявляются на осмотр в чистом виде и осматриваются в условиях, обеспечивающих возможность проведения качественного осмотра (освещение, возможность осмотра снизу, свободный проход и т.д.).
При осмотре проверяется соответствие идентификационных данных машины или оборудования, указанных в регистрационных документах, - для тракторов, самоходных машин и прицепов, в технической документации - для оборудования.
При осмотре машин и оборудования определяется соответствие параметров их технического состояния установленным требованиям по эксплуатации, обеспечивающим безопасность жизни, здоровья людей, предотвращения вреда имуществу, а также охрану окружающей среды.
Во время осмотра Должностное лицо Управления определяет техническое состояние, комплектность, выявляет дефекты по каждому узлу и агрегату машины или оборудования и проверяет:
соответствие комплектности стандартной и наличие дополнительного оборудования и оснастки;
подвергались ли агрегаты и техника в целом восстановительным работам, каков их объем, характер и качество;
характер и степень сложности имеющихся повреждений и дефектов к моменту осмотра;
возможность восстановительных работ, способы и объем (трудоемкость) их выполнения;
номенклатуру необходимых для восстановления и ремонта запасных частей и материалов;
наработку по показаниям счетчика моточасов или спидометра.
По окончании внешнего осмотра проверяется (если это возможно) работа трактора, самоходной машины при запущенном двигателе.