3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного, завизированного первым заместителем главы администрации города по организации деятельности администрации заявления на исполнение ответственному исполнителю - работнику архива.
3.2. Исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего заявления с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяет:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- наличие в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
По итогам анализа тематики поступивших запросов исполнитель приступает к подготовке результата предоставления муниципальной услуги.
3.3. Муниципальная услуга по информации по документам архивных фондов граждан, работавших на предприятиях и организациях города Пензы, предоставляется в виде информации по документам архивных фондов (архивной справки, архивной копий, информационного письма).
Архивная справка - документ архива, составленный на бланке администрации города Пензы, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номера листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке (ксерокопия).
Информационное письмо - ответ на запрос, оформленный на бланке администрации города Пензы, об отказе в предоставлении информации по документам архивных фондов в виде архивной справки (архивной копии) в связи с отсутствием в архиве необходимых архивных документов.
3.4. Ответственным за выполнение административной процедуры является работник архива.
3.5. Критерием принятия решения по подготовке информации по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии или информационного письма заявителям является результат проведения анализа тематики поступивших заявлений.
3.6. Информация по документам архивных фондов в виде архивной справки, архивной копии либо информационное письмо подписывается:
- работником архива отдела делопроизводства и технического обеспечения;
- начальником отдела делопроизводства и технического обеспечения и заверяется гербовой печатью администрации города Пензы.