202. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией с государственными органами власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами. Обмен служебной корреспонденций осуществляется по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты, электросвязи, ЕСЭД и МЭДО.
203. Служебное письмо исполнительного органа готовится: как ответ о выполнении поручений губернатора Камчатского края и Правительства Камчатского края, как ответ о выполнении поручений федеральных министерств, служб, агентств, как исполнение поручений федеральных органов государственной власти, губернатора Камчатского края и Правительства Камчатского края по обращениям граждан, содержащим вопросы, относящиеся к компетенции исполнительного органа; как сопроводительное письмо к проекту законодательного акта; как ответ на запрос организации или частного лица; как инициативное письмо.
204. Срок подготовки ответного письма устанавливается резолюцией руководителя исполнительного органа, его заместителя на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Срок подготовки инициативного письма определяется руководителем структурного подразделения.
205. К служебным письмам предъявляются следующие требования:
1) служебное (деловое) письмо составляется на утвержденном бланке письма и передается с использованием ЕСЭД;
2) оформление письма должно соответствовать правилам делопроизводства и Типовой инструкции;
3) деловое письмо подписывается должностным лицом или его заместителем в соответствии с принятым в организации распределением обязанностей;
4) письмо должно быть посвящено одному вопросу или нескольким вопросам только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;
6) текст служебного письма, как правило, не должен превышать более трех страниц, при оформлении письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля документа арабскими цифрами, первый лист не нумеруется;
7) текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.;
8) на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть дан ответ.
206. Деловое письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений. Содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем.
207. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Правительство Камчатского края считает...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В служебных письмах используются фразы этикетного характера: "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и заключительная этикетная фраза "С уважением,...".
208. Право подписи служебного письма устанавливается в Положении об исполнительном органе, в том числе в положениях о его структурных подразделениях, в должностных регламентах. В указанных локальных нормативных актах должен предусматриваться порядок подписания служебного письма в отсутствие руководящих должностных лиц.