326. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.
327. При регистрации документов в обязательном порядке проверяется их содержание на наличие реквизитов других документов для добавления (прикрепления) к ранее поступившему документу обеспечения посредством функции "связки" РК в ЕСЭД.
328. Документы, поступившие напрямую, минуя отделение документационного обеспечения и архива, в исполнительный орган, и адресованные высшему должностному лицу субъекта или высшему исполнительному органу субъекта, в обязательном порядке подлежат передаче в отделение документационного обеспечения и архива для прохождения регистрации, регистрация указанных документов в исполнительном органе строго запрещена.
329. Документы регистрируются один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения, либо на следующий день; незамедлительно (с отметкой "срочно", либо по поручению руководителя). Не допускается повторная регистрация при поступлении документа, прошедшего регистрацию ранее в отделении документационного обеспечения и архива или службе документационного обеспечения исполнительного органа.
330. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы, протоколы, соглашения, доверенности, проекты законов Камчатского края и таблицы поправок к ним, направляемые в Законодательное Собрание Камчатского края, приказы руководителя исполнительного органа по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан и иное. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы.
331. Группа документов выбирается при создании проекта РКПД в соответствии с Регламентом работы в ЕСЭД, не допускается смена группы документов в процессе визирования и регистрации. В случае выбора неверной группы документа проект РКПД удаляется и создается новый проект РКПД с верной группой документа.
332. Для унификации регистрационных данных устанавливается следующие основные реквизиты регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); дата документа; регистрационный номер документа; состав документа (количество листов документа + количество листов приложения); дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое его содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении и направлении документа в дело. Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; переадресация документа исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и иное.
333. При наличии ссылки на ранее поступавшие документы в РК включаются регистрационные номера этих документов (оформляется в РК через вкладку "Связки"). Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
334. Документы-ответы на запросы, направлявшиеся по списку рассылки, не подлежат регистрации как самостоятельные документы, передаются ответственному исполнителю для обобщения и подготовки сводной информации.