3.5. Регистрация группы Гостей
Порядок регистрации группы Гостей согласовывается отдельно уполномоченными сотрудниками Объекта размещения с координатором группы, если не поступало указаний. Необходимо спланировать данную процедуру, выполнив подготовительные мероприятия согласно пункту 3.3 настоящего стандарта.
При этом необходимо назначить ответственного со стороны Объекта размещения за регистрацию группы, который будет осуществлять взаимодействие с координатором группы, определив порядок регистрации группы и обязанности персонала Объекта размещения.
Требуется спланировать порядок регистрации группы:
распределить среди администраторов по ключевому признаку - первой букве фамилии, по компаниям и прочее;
подготовить и разложить в соответствии с планом необходимые документы;
определить в зависимости от исходных данных и формы бронирования, будут ли использованы при регистрации опции программы PMS для работы с группами;
подготовить в письменном виде выдаваемую при размещении информацию, поскольку проинформировать каждого Гостя индивидуально будет затруднительно;
установить имя, фамилию координатора группы, подготовить координатору возникшие в процессе подготовки к регистрации вопросы.
В зависимости от ситуации использовать опции программы PMS CHECK-IN группы или индивидуального Гостя.