3.1. Подготовка к заселению/Pre check-in
Сотруднику Стойки необходимо:
а) 04:00 - 07:00.
Ознакомиться с ожидаемым списком прибытия на текущий день, отметить наличие групп, VIP-Гостей, номеров, в которые необходимо доставить дополнительную кровать, указаний на специальное обслуживание и другое.
В случае возникновения каких-либо вопросов об условиях проживания Гостей просмотреть файлы бронирования и уточнить параметры бронирования.
Если на прибытие назначено свыше 10 номеров или ожидается раннее прибытие, начать работу по подготовке к поселению по брони: присвоить номера, распечатать (при ручной системе подготовить) регистрационные карточки, выписать карточки Гостя, передать необходимую информацию администраторам, заступающим на смену;
б) с 08:00.
В первую очередь подготовиться к приему VIP-Гостей: проверить наличие брони и номера для VIP-Гостя, оповестить в письменной форме другие подразделения Объекта размещения о прибытии и условиях их проживания, подготовить ключи, карточку Гостя и регистрационную карточку.
При подготовке к встрече группы: получить информацию о группе в офисе СПиР или в листе "Ожидаемое прибытие", подготовить ключи, карточки Гостя, регистрационные карточки, карточки на получение паспорта и других документов, удостоверяющих личность; при количестве забронированных номеров для группы свыше 10 человек спланировать процедуру регистрации, применить методику регистрации группы (распределить Гостей среди администраторов, наглядно проинформировать Гостей о порядке регистрации - по первой букве фамилии и прочее).
При размещении индивидуальных Гостей и компаний - подготовить ключи, карточки Гостя и регистрационные карточки, просмотреть бронирование на наличие специальных сообщений или указаний.
В отношении номеров с дополнительной кроватью - в первую очередь присвоить номера с количеством Гостей 2 + 1, дать соответствующую информацию в Службу содержания номерного фонда (далее - ССНФ).
Кроме этого, необходимо присвоить номера комнат согласно ожидаемому листу прибытия Гостей (выполнить процедуру ROOMBLOCKING с учетом списка ожидаемого убытия), обратив внимание ССНФ на список номеров для первоочередной подготовки под заселение.