10.8. Обслуживание и организация взаимодействия подразделений в Объекте размещения
а) прием заявки на бронирование.
Сотрудник Объекта размещения должен спланировать обслуживание в соответствии со статусом Гостя, сделать необходимые отметки в профайле Гостя и карте бронирования, произвести действия в соответствии со своими полномочиями и при необходимости заполнить карту встречи VIP-Гостя, предоставив ее на утверждение руководству Объекта размещения, после чего проинформировать соответствующие службы Объекта размещения о предстоящем заезде Гостя;
б) подготовка к размещению Гостя.
На стадии проведения процедуры PRECHECK-IN сотрудник СПиР должен проверить готовность Объекта размещения и всех задействованных служб к предстоящему обслуживанию Гостя, его VIP-статус, установленный в программе, полное имя Гостя, должность, название компании/контактную информацию, количество персон, категорию/тип номера, срок пребывания в Объекте размещения, установленный тариф, дату и время заезда, дату выезда.
Удостоверившись, что запросы VIP-Гостя точно совпадают с данными по бронированию, сотрудник СПиР должен подготовить документы к его регистрации, произвести действия по организации и контролю взаимодействия служб Объекта размещения по осмотру номера, его готовность и другое;
в) размещение Гостя.
Соответствующему подразделению (службе охраны) Объекта размещения необходимо оперативно оповещать СПиР о прибытии VIP-Гостя к Объекту размещения. СПиР оперативно оповещает соответствующие службы Объекта размещения о прибытии VIP-Гостя, любых изменениях, связанных с его проживанием.
Процедура встречи, оформления и размещения VIP-Гостя, а также выписка Гостя должны быть выполнены персоналом максимально быстро. Особые моменты встречи Гостя и его выписки разрабатываются индивидуально в каждом Объекте размещения;
г) работа с VIP-Гостем в период проживания.
Во время проживания VIP-Гостей необходимо учитывать особые пожелания и предпочтения, для чего сотрудниками СПиР ведется специальный учет в профайле Гостя, информация в котором учитывается при повторном заезде VIP-Гостя в Объект размещения;
д) выезд Гостя.
Сотрудник СПиР, как и в случае выполнения процедуры встречи и обслуживания Гостя, должен в период его проживания провести подготовительную процедуру отъезда, проверить готовность соответствующих служб Объекта размещения, получить у Гостя отзывы о качестве полученных им услуг, оформить должным образом документы, связанные с отъездом Гостя;
е) обратная связь.
Сотрудник СПиР должен провести анализ обслуживания Гостя с учетом его отзывов и проинформировать об этом соответствующие службы Объекта размещения.