3.3. Регистрация по предварительному бронированию
Сотрудник СПиР должен открыть бронирование в PMS-системе (при ручной системе найти в листе прибытия), уточнить перечень необходимых по отъезду отчетных документов для Гостей, направленных в командировку, внести изменения и недостающую информацию. Проверить данные в профайле Гостя, в отсутствие паспортных данных в профайле или в случае их изменения, внести их. Приготовить и оформить недостающие документы для выдачи их Гостю. При ручной системе заполнить регистрационную карту.
Произвести сверку параметров бронирования: правильность написания фамилии и имени того, для кого резервировался номер (осуществляется на основании документа, удостоверяющего личность); название компании или агентства, сроки проживания, категорию номера и количество Гостей, тарифный план (если Гость сам оплачивает проживание); не сообщать Гостю стоимость номера, если оплату за его проживание произвела компания по прямому договору.
Принять оплату за проживание и дополнительные услуги, дать необходимые разъяснения по просьбе Гостя. Для Гостей, оплата за проживание которых производится по безналичному расчету (если контроль не был произведен на стадии PRE CHECK-IN), - уточнить необходимые права на размещение по внутреннему документообороту с соответствующим подразделением (отдел бронирования, службой маркетинга и продаж, бухгалтерия и прочее).
Выполнить процедуру CHECK-IN в PMS, изготовить ключи (если не готовы заранее), распечатать регистрационную карточку (если не приготовлена заранее), попросить Гостя подписать карточку, сделав акцент на необходимости ознакомиться с правилами проживания, которыми специально укомплектована находящаяся в номере информационная папка.
Попросить Гостя и сопровождающих лиц подписать договоры на обслуживание (регистрационные карты).
Предоставить информацию: как использовать выдаваемые Гостю на руки документы и карточки, услуги, входящие в стоимость проживания по выбранному Гостем тарифу, о том, где и как он может получить общую информацию об услугах, напомнить о едином расчетном часе и порядке оформления процедур продления проживания и отъезда Гостя.