В государственном органе разрабатывается и утверждается правовым актом Положение (Инструкция) "О порядке организации в государственном органе работы с обращениями граждан" (далее - Положение), предписывающее действия должностных лиц государственного органа по организации работы с Обращениями в соответствии с нормами и требованиями Федерального закона N 59-ФЗ.
Положением определяются:
- уполномоченные лица на принятие решений по рассмотрению Обращений;
- структурное подразделение или должностное(ые) лицо(а), ответственное(ые) за организацию рассмотрения Обращений;
- форма листка для резолюций лиц, уполномоченных по рассмотрению Обращений;
- порядок регистрации и учета Обращений;
- порядок передачи Обращения на исполнение и организации проверки поднимаемых вопросов;
- порядок окончания рассмотрения Обращений;
- порядок хранения материалов по Обращениям;
- должностное лицо, уполномоченное на принятие решений о продлении срока рассмотрения Обращения или безосновательности очередного Обращения и прекращении с гражданином переписки;
- порядок осуществления обратной связи с заявителем для изучения его мнения о качестве рассмотренного Обращения и пр.
При возможности в организационно-штатное расписание государственного органа вводится отдельное структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагаются должностные функциональные обязанности по работе с Обращениями.
В противном случае работа с Обращениями дополнительно возлагается на иное структурное подразделение или должностное(ые) лицо(а) государственного органа с отражением возлагаемых функциональных обязанностей в положении о структурном подразделении и должностном(ых) регламенте(ах).
Такими должностными обязанностями могут быть: