3.1. Заседания Комиссии проводятся по инициативе председателя Комиссии по мере поступления ходатайств, но не реже одного раза в квартал.
Заседание Комиссии может проводиться посредством системы видео-конференц-связи.
Заседание Комиссии считается правомочным, если в нем принимают участие не менее двух третей членов Комиссии, в том числе посредством системы видео-конференц-связи.
При проведении заседаний Комиссии посредством системы видео-конференц-связи применяется порядок, установленный Регламентом для проведения заседаний Тюменской городской Думы с помощью указанной системы.
Заседания Комиссии проводятся не менее чем за семь рабочих дней до дня заседания Тюменской городской Думы, за исключением рассмотрения ходатайств о поощрении Благодарностью Тюменской городской Думы.
Заседания комиссии по рассмотрению ходатайств о поощрении Благодарностью Тюменской городской Думы могут проводиться в любое время с учетом срока, установленного абзацем седьмым настоящего пункта.
На заседании Комиссии рассматриваются ходатайства, поступившие не менее чем за шесть рабочих дней до заседания Комиссии. Ходатайства, поступившие позднее установленного в настоящем абзаце срока, рассматриваются на следующем заседании Комиссии.
3.2. Работой Комиссии руководит председатель, а в его отсутствие - заместитель председателя.
3.3. Решения Комиссии принимаются большинством голосов членов Комиссии, участвующих в голосовании, в том числе посредством системы видео-конференц-связи.
В случае равенства голосов членов комиссии голос председателя Комиссии является решающим.
3.4. Решения Комиссии оформляются протоколом, подписываемым председателем Комиссии (в его отсутствие - заместителем председателя Комиссии) и секретарем (в его отсутствие - одним из членов комиссии по поручению председателя Комиссии). В протоколе указываются: полное наименование Комиссии, порядковый номер заседания (протокола), дата и место проведения, общее количество членов Комиссии, список членов Комиссии, присутствующих на заседании (в том числе посредством системы видео-конференц-связи), приглашенные лица, утвержденная повестка дня, краткое изложение обсуждаемых вопросов, включенных в повестку дня заседания, фамилии, инициалы выступающих, основание поощрения, результаты голосования по каждому кандидату.
3.5. На заседания Комиссии могут быть приглашены представленные к поощрению граждане, представители представленных к поощрению организаций и представители организаций, внесших рассматриваемые ходатайства, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города Тюмени и другие заинтересованные лица.
В качестве экспертов к работе Комиссии, в том числе посредством системы видео-конференц-связи, могут привлекаться представители организаций, ученые и специалисты.
Лица, указанные в настоящем пункте, могут принимать участие в заседании Комиссии посредством системы видео-конференц-связи, направив не позднее одного рабочего дня до заседания Комиссии письменное уведомление на имя председателя Комиссии, и при наличии технической возможности.