3.1. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.
3.1.1. Основанием для начала организации рассмотрения обращений граждан - поступление в министерство письменного обращения (в том числе в электронной форме).
3.1.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, его представителем, поступить по почте, телеграфу, каналам электронной и факсимильной связи.
В случае направления обращения в электронной форме на официальный сайт министерства msh@krasnodar.ru обращение заполняется в специальной электронной форме.
3.1.3. Обращения граждан с сопроводительными документами федеральных органов власти могут быть доставлены по почте, телеграфу, фельдъегерской или специальной связью, а также в электронном виде посредством государственной информационной системы Краснодарского края "Единая межведомственная система электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Краснодарского края" (далее - ЕМСЭД).
3.1.4. Специалист, обрабатывающий корреспонденцию, при обнаружении подозрительного почтового отправления (большая масса, смещение центра тяжести, наличие масляных пятен, необычный запах, особенности оформления) незамедлительно сообщает о нем непосредственному руководителю, руководитель - ответственному за охрану административного здания.
3.1.5. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений и при необходимости составляются следующие акты:
об отсутствии письменных вложений в заказных письмах с уведомлением и в письмах с объявленной ценностью (приложение 1);
о недостаче документов по описи корреспондента в заказных письмах с уведомлением и в письмах с объявленной ценностью (приложение 2);
о вложении оригиналов документов в заказных письмах с уведомлением и в письмах с объявленной ценностью (приложение 3).
Указанные акты составляются в двух подлинных экземплярах на бумажном носителе, один из которых прилагается к обращению, а второй остается в отделе. При этом заявитель в установленном порядке уведомляется об отсутствии либо недостаче документов или возврате оригиналов документов. Комиссия для подписания соответствующего акта формируется из работников отдела в составе трех человек.
3.1.6. К тексту письма подкладывается конверт, который хранится вместе с обращением в течение всего периода его рассмотрения. В случае отсутствия текста письма к конверту (или вложенным материалам, если они имеются) подкладывается бланк с текстом "письменного обращения к адресату нет".
3.1.7. Служебные письма (на официальном бланке или имеющие штамп организации и подписанные одним из ее руководителей), а также письма депутатов всех уровней без приложенных к ним обращений граждан регистрируются как входящая корреспонденция.
3.1.8. Для приема обращений в форме электронных сообщений (интернет - обращений), направляемых через официальный интернет-сайт министерства применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращением.