8.2.1. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.
8.2.2. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
8.2.3. Докладные записки, подаваемые руководителю органа администрации города, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Докладная записка, направляемая главе администрации города, оформляется на бланке органа администрации города или чистом листе бумаги в отсутствие у органа администрации города такового, в обязательном порядке визируется курирующим заместителем главы администрации города.
8.2.4. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги и подписываются составителем.